Gagnvart umsækjanda ábyrgist OR að öll vinnsla persónuupplýsinga samræmist innri verklagsreglum félagsins, lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglum ...
1. Almennt
Orkuveita Reykjavíkur og dótturfélög hennar starfa skv. lögum nr. 136/2013 um Orkuveitu Reykjavíkur (hér eftir OR). Fyrirtækin stunda vinnslu, framleiðslu og sölu raforku og heits og kalds vatns og gufu og rekstur grunnkerfa, svo sem dreifiveitu rafmagns, hitaveitu, vatnsveitu, fráveitu og gagnaveitu, auk annarrar starfsemi sem hefur sambærilega stöðu. Hjá samstæðu OR starfar fjölbreyttur hópur starfsfólks í margvíslegum störfum og kemur hver og einn að því að veita viðskiptavinum umsamda vöru og þjónustu.
Samstæða OR samanstendur af fimm félögum sem ráða til sín starfsfólk, það eru Orkuveita Reykjavíkur, Ljósleiðarinn ehf., Veitur ohf., Orka náttúrunnar ohf. og Carbfix ohf. Hvert þessara félaga telst ábyrgðaraðili vegna vinnslu persónuupplýsinga um umsækjendur um störf hjá viðkomandi félagi. Orkuveita Reykjavíkur (móðurfélagið í samstæðu OR) veitir dótturfélögum sínum almenna stoðdeilda- og sérfræðiþjónustu m.a. á sviði mannauðsmála í samræmi við lög um Orkuveitu Reykjavíkur. Af því leiðir að hvert dótturfélag um sig afhendir móðurfélaginu eða veitir því umboð til að vinna persónuupplýsingar um umsækjendur um störf hjá sér svo unnt sé að tryggja að tilgangur vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt greinargerð þessari verði náð. Á milli félaganna hefur verið gerður þjónustu- og vinnslusamningur þar sem þessu er lýst. Gagnvart umsækjanda ábyrgist OR að öll vinnsla persónuupplýsinga samræmist innri verklagsreglum félagsins, lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglum sem settar eru samkvæmt þeim. Þegar þú sækir um starf hjá Orkuveitunni vinnum við þær upplýsingar sem þú veitir í umsókninni í þeim tilgangi að meta umsóknina, taka afstöðu til hæfni þinnar og ákveða hvort gengið frá ráðningu. Vinnslan er þess vegna nauðsynleg til að geta farið yfir umsókn þína og gert ráðstafanir að þinni beiðni áður en mögulegur ráðningarsamningur er gerður.
Við vinnum aðeins þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir ráðningarferlið og aðgangur að þeim er takmarkaður við þá starfsmenn sem koma að ráðningunni.
2. Tilgangur með vinnslu persónuupplýsinga um umsækjendur um störf hjá OR
Tilgangur vinnslu persónuupplýsinga um umsækjendur lýtur að því að staðreyna að umsækjandi standist þær kröfur sem OR gerir til hæfni umsækjenda.
Nánar tiltekið þarf OR að vinna ákveðnar persónuupplýsingar um umsækjanda í því skyni að leggja mat á hæfni, reynslu, þekkingu og önnur atriði er máli kunna að skipta. Í þeim efnum er nauðsynlegt að fá aðgang að upplýsingum um fyrri reynslu umsækjanda, menntunarstig og öðrum upplýsingum sem máli kunna að skipta í ráðningarferlinu.
Tilgangur með vinnslu persónuupplýsinga getur einnig verið annar en greint er frá hér að framan. Til dæmis heldur OR úti rafrænni vöktun þar sem tilgangurinn er sértækur hverju sinni en slík vinnsla fer einkum fram í öryggis- og eignarvörslutilgangi og til að tryggja gæði þjónustu OR. Slík vinnsla fer fram við myndavélaeftirlit í og við mannvirki OR, skráningu við komu á starfsstöð Orkuveitunnar og símavöktun í þjónustuveri. Um rafræna vöktun gilda reglur persónuverndar um rafræna vöktun og leiðbeiningarskjöl í rekstrarhandbók OR, en þar er fjallað m.a. um tilgang vöktunar hverju sinni, hverjir sæti henni, hvar og hvenær henni er beitt, hverjar skyldur OR eru í þeim efnum og hver réttindi þeirra sem vöktun sæta eru.
OR ábyrgist að persónuupplýsingar um umsækjendur verði ekki notaðar í öðrum tilgangi en þeim sem afmarkaður er hér að framan nema með fullri vitneskju og eða samþykki umsækjanda.
3. Á hvaða heimild byggir vinnsla persónuupplýsinga um umsækjendur?
Vinnsla persónuupplýsinga umsækjenda byggist á því að vinnslan er nauðsynleg til að gera ráðstafanir að beiðni umsækjanda áður en mögulegur ráðningarsamningur er gerður. Að því marki sem nauðsyn ber til getur vinnslan einnig byggst á lögmætum hagsmunum Orkuveitunnar af því að velja hæfasta umsækjandann í starfið.
4. Tegund upplýsinga sem unnið er með
OR safnar einkum og vinnur úr eftirfarandi upplýsingum um umsækjendur:
OR safnar þessum upplýsingum í því skyni að leggja mat á hæfni umsækjenda m.t.t. menntunarstigs, reynslu og annarra atriða sem máli kunna að skipta við ráðningu.
Í þeim tilfellum þar sem umsækjendur taka þátt í myndabandsviðtölum eru upptökur vistaðar og geymdar.
5. Viðtakendur persónuupplýsinga um umsækjendur
Upplýsingar um umsækjendur eru vistaðar hjá OR eða á vegum OR innan EES. Þær eru ekki afhentar þriðja aðila nema á grundvelli lagaheimildar eða lagaskyldu, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, vinnslusamnings, samkomulags sameiginlegra ábyrgðaraðila, lögmætra hagsmuna starfsmanna eða OR eða samþykkis starfsmanns.
Eftirfarandi aðilar fá aðgang að persónuupplýsingum um umsækjendur.
6. Hversu lengi eru persónuupplýsingar um umsækjendur geymdar?
Almennt vistar OR persónuupplýsingar í þann tíma sem lög gera ráð fyrir og nauðsynlegt er m.v. tilgang vinnslunnar. Þar sem OR er í eigu opinberra aðila lýtur fyrirtækið lögum um opinber skjalasöfn og ber því varðveislu- og skilaskyldu samkvæmt þeim. Eru fyrirtækinu því ákveðnar hömlur settar hvað eyðingu gagna varðar. Þeim gögnum sem heimild stendur til að eytt verði skv. sérstöku leyfi Borgarskjalasafns verður eytt í samræmi við veitta heimild hverju sinni. OR hefur ekki heimildir til að eyða umsóknum einstaklinga um störf hjá samstæðu OR þar sem slíkt leyfi hefur ekki fengist.
7. Réttur umsækjanda til andmæla, aðgangs, leiðréttingar og eyðingar/takmörkunar vinnslu
Umsækandi hefur rétt til að andmæla söfnun OR á persónuupplýsingum telji hann að hún samræmist ekki tilgangi hennar, meðalhófs sé ekki gætt eða ef hann telur að ná megi sama tilgangi með vægari hætti.
Umsækjandi getur óskað eftir því að fá upplýsingar um þá vinnslu sem á sér stað hjá OR um hann enda standi hagsmunir annarra ekki í vegi fyrir því. Þá hefur hann rétt til aðgangs að upplýsingunum og til að fá afrit af þeim. Beiðni þar um skal afgreidd eins fljótt og auðið er og ekki síðar en innan mánaðar frá móttöku beiðni starfsmanns þar um.
Umsækjandi kann að eiga rétt á að krefjast þess að rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um hann verði leiðréttar og eða þeim eytt.
8. Réttur umsækjanda til að leggja fram kvörtun
Vilji umsækjandi koma andmælum, kvörtun eða athugasemdum á framfæri vegna vinnslu persónuupplýsinga skal henni beint til Mannauðs OR, mannaudur@or.is. Sé ekki brugðist við af hálfu OR getur umsækjandi leitað til persónuverndarfulltrúa samstæðu OR.
Umsækjanda er einnig heimilt að bera vinnslu persónuupplýsinga undir Persónuvernd (www.personuvernd.is)
9. Nákvæmni og áreiðanleiki upplýsinga
OR ber ábyrgð á áreiðanleika upplýsinga og að upplýsingar um umsækjanda séu ávallt uppfærðar í samræmi við tilkynningar hans þar um og að teknu tilliti til tilgangs vinnslunnar.
10. Öryggi persónuupplýsinga um umsækjendur
OR tryggir öryggi persónuupplýsinga með tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum. Um þær ráðstafanir er fjallað nánar í Upplýsingaöryggis- og upplýsingatæknistefnu OR og viðeigandi leiðbeiningaskjölum í rekstrarhandbók OR.
Aðgangur að persónuupplýsingum um umsækjendur er takmarkaður við það starfsfólk OR, sem nauðsynlega þarf slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsfólk OR er upplýst og meðvitað um skyldu þeirra til að viðhalda trúnaði og öryggi persónuupplýsinga sem þeir hafa aðgang að. Trúnaður og þagnarskylda gildir áfram þótt látið sé af störfum. Umsóknum er haldið virkum í sex mánuði frá móttöku þeirra en eftir það er þeim lokað og aðgangur að þeim takmarkaður við starfsfólk Mannauðs.
Stjórnunarkerfi upplýsingaöryggis er byggt upp samkvæmt ÍST ISO/IEC 27001:2022 staðlinum. Öryggisráðstafanir í starfsemi OR samstæðunnar eru innleiddar í samræmi við staðalinn. Stjórnunarkerfið er vottað af faggiltum vottunaraðila (BSI).
Að öðru leyti en kveðið er á um hér að framan fer um meðferð persónuupplýsinga um umsækjendur skv. lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og ráðstöfunum sem innleiddar eru á grundvelli hennar.
Persónuverndarfulltrúi OR er Hörður Helgi Helgason, lögmaður á Landslögum, Borgartúni 26, 105 Reykjavík. Sími 520-2900, personuverndarfulltrui@or.is.